Publications

5 правила за ефективни срещи

Всички сме присъствали на „срещи от ада“  –  прекалено дълги и скучни, в които един или двама от присъстващите доминират. Докато комуникацията безспорно е важен елемент от работата, много хора изпитват ужас от подобни не-ефективни срещи. Следователно, предизвикателството е как да провеждате работни срещи, които да не бъдат възприемани като загуба на време, на които хората да присъстват с ентусиазъм и които, разбира се, да са продуктивни.

1. KISS

Не, не става въпрос да раздавате целувки по време на срещите, въпреки че не е изключено такава практика, също да намери поддръжници… а за известното правило, когато става въпрос за презентации и срещи, което обаче не винаги се спазва: „Keep it Short & Simple!  Бъдете кратки, за да покажете че цените времето на другите. Помислете колко информация и с какво ниво на сложност е реалистично да бъде представена в една среща. Не забравяйте, че хората трудно могат да поддържат фокуса на вниманието си за повече от 20 минути. Колкото и интересна да е една среща, хората ще са най-доволни ако тя е по-кратка и ако са информирани кога ще свърши.

2. Включете провокативни и забавни елементи

Проявете креативност! Можете да разкажете забавна случка или шега, която илюстрира гледната ви точка, или отразява ситуацията, която искате да обсъдите. Алтернативно, бихте могли да потърсите подходящи илюстрации, карикатури, видеоматериали в youtube – интернет изобилства с подобни ресурси – които да използвате за тази цел. Можете също да използвате мини тестове или игри в които каните участниците например да дадат предположения по даден въпрос. Такъв подход със сигурност ще ги извади от летаргията и ще провокира интереса им.

3. Използвайте „бонбонената“ техника

Типичен проблем при провеждането на срещи е това, че се превръщат в трибуна на мрънкащите. Всъщност, достатъчен е само един, който недоволства, за да провали срещата. Забавен, но ефективен начин да се спре негативизма и да не излезе дискусията извън релси е… кутия бонбони! Идеята е, всеки път, когато някой се държи неконструктивно или узурпира дискусията, друг от присъстващите (желателно е това да не бъде мениджъра!) да му поднесе бонбончe – за да замълчи (докато дъвче!) и така да получи шанса да освободи напрежението и да овладее емоциите си. Тофифи са идеални за случая, защото отнема повече време да се сдъвчат!

4. Номинирайте различни хора да водят срещите

Има поне четири ползи от това: По-интересно за присъстващите, т.к. всеки един от водещите ще измисли уникални и различни начини да фокусира вниманието и да проведе срещата; повече хора ще се научат да водят срещи, което е положително за организацията; полезно е за и за самите служители, натоварени с тази задача, понеже развива уменията и увереността им, а не на последно място и тяхната креативност; всеки, преминал през тази дейност, ще добие представа колко е трудно да се организират ефективни срещи и ще се научи да цени и уважава усилията на колегите си, когато дойде техния ред да проведат срещи.

5. Използвайте срещите, за да похвалите или поздравите хората за техните успехи

Освен, че хората ще влизат в среща с положителна нагласа, в очакване на хубави новини, признанието е и основен способ за мотивация. Идеята е да използвате срещите като възможност да поощрите поведението, което искате да се повтаря и в бъдеще. За целта – бъдете конкретни и искрени. Така например „Мария беше много добра с обслужването на клиенти тази седмица“ не върши работа. По-добре кажете „Тази седмица Мария се справи с трудно клиентско оплакване – като по книга – прояви емпатия, зае се сериозно с проблема до пълното му разрешаване, а и успя да извърши допълнителна продажба към този клиент.“ Помислете предварително кои са нещата, които истински са ви впечатлили или преценявате, че са свършени наистина добре – това има повече тежест, отколкото да споменете първото което ви хрумва.

Така, като дадете на екипа причина за ентусиазъм, те ще участват по активно в  екипните срещи, ще бъдат по-ангажирани с взетите решения, и в резултат на това – по-продуктивни.

Забавлявайте се и бъдете успешни!